Dokumen

Dokumen adalah asset bisnis yang sangat berharga. Salah satu cara untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan adalah dengan melihat bukti transaksi bisnis dalam bentuk dokumen. Dokumen adalah informasi yang dibuat/diciptakan, diterima dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau perorangan, yang sedang melakukan kewajiban transaksi bisnis yang sah sesuai undang-undang. Dokumen harus disimpan untuk masa waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen yang berlaku di perusahaan.

Suatu dokumen tidak hanya sekedar koleksi/kumpulan dari data, tapi merupakan suatu konsekuensi atau suatu hasil dari kegiatan yang berhubungan dengan aktivitas bisnis. Manajemen dokumen dalam system bisnis yang mana secara alamiah isi dari data secara berkala di update dan dinamika/perubahan dokumen yang telah disimpan merupakan salah satu karakteristik dari implementasi system manajemen dokumen electronic ( electronic document management system – EDMS).

Dokumen meliputi tidak hanya isi/content tapi juga informasi tentang kontek dokumen dan struktur dari metadata. Manajemen metadata dokumen adalah mengidentifikasi, membuktikan keaslian (authenticate), kontektual dokumen dengan manusia, proses dan system yang membuat, mengatur, memelihara dan yang menggunakan dokumen dan kebijaksanaan (policy) yang mengatur dokumen tersebut. Manajemen metadata dokumen mengijinkan dokumen untuk ditempatkan, ditransfer, dan dimengerti atau dipahami.

FUNCTIONAL REQUIREMENT ELECTRONIC RECORD MANAGEMENT SYSTEM

Fungsional Requirement Electronic Record Management System (ERMS) mengacu kepada International Council on Archives (ICA) yaitu dokumen Principles and Functional Requirements. Pada dokumen Principles and Functional Requirements ini terdapat tiga modul yaitu :

1. Overview and Statements of principles
2. Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems
3. Guidelines and Functional Requirements for Records in Buisness Systems

Modul 1 menjelaskan mengenai batasan serta pengertian tentang prinsip ERMS

Modul 2 menjelaskan Fungsional Requirement untuk ERMS

Modul 3 menjelaskan Fungsional Requirement ERMS untuk aplikasi bisnis

Fungsional Requirement yang akan dibahas pada tulisan ini adalah mengacu pada Modul 2 yaitu “Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems”. Fungsional Requirement dibagi kedalam empat bagian yaitu :

Hubungan Struktur Penataan Arsip dengan Struktur Klasifikasi dan Organisasi

Struktur penataan arsip sebagaimana terdapat di standar “ISAD(G): General International Standard Archival Description” (1999) yang ditetapkan oleh International Council on Archivessebagai berikut:

Item adalah unit arsip terkecil yang tidak dapat dibagi lagi secara intelektual,misalnya sebuah surat, memo, laporan, foto, dll.

Berkas adalah unit/himpunan arsip terorganisir yang dikelompokkan bersama baik untuk penggunaan saat ini oleh penciptanya ataupun saat dalam proses manajemen arsip statis, karena arsip-arsip tersebut berkaitan dengan subjek, aktivitas atau transaksi yang sama. Berkas biasanya merupakan unit dasar dari suatu seri arsip.

Seri adalah sejumlah arsp yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau disimpan sebagai satu unit karena arsip-arsip tersebut merupakan hasil dari akumulasi 2 atau proses pemberkasan yang sama, atau aktivitas yang sama; memiliki bentuk (format) yang sama; atau karena keterkaitan lainnya yang muncul pada saat pembuatan, penerimaan, atau penggunaannya.

Fond adalah keseluruhan arsip, apapun bentuk ataupun medianya, yang diciptakan dan/atau diakumulasi secara terstruktur dan digunakan oleh orang, keluarga, atau badan hukum tertentu dalam menjalankan aktivitas dan fungsinya.

Gambar di bawah ini adalah hubungan antara struktur penataan arsip dengan struktur klasifikasi dan organisasi.

Struktur Klasifkasi
Fungsi yaitu menggambarkan suatu fungsi dari suatu entitas.
Kegiatan yaitu merupakan aktivitas yang dilakukan untuk menjalankan fungsi yang bersangkutan.
Transaksi yaitu item yang terkecil dari klasifikasi merupakan transaksi yang yang dilakkukan selama kegiatan beralangsung.

Struktur Organisasi yang digambarkan di atas adalah struktur organisasi pemerintahan yang terdiri dari Kepala, Eselon I, Eselon II, Eselon II, dan Eselon IV.

Hubungan struktur diatas perlu diperhatikan ketika kita akan membuat suatu sistem kearsipan.

Review : Principles and Functional Requirements for Records in electronic office environments

International Council on Archives pada tanggal 9 Juli 2008 mengeluarkan standardPrinciples and Functional Requirements for Records in electronic office environments.

Standard ini memiliki 3 modul :

1. Overview and Statements of principles
2. Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems
3. Guidelines and Functional Requirements for Records in Buisness Systems

TIPS CARA MENGISI BENSIN/BAHAN BAKAR

BELILAH BAHAN BAKAR ATAU ISILAH MOBIL ATAU MOTOR ANDA DENGANBAHAN BAKAR PADA WAKTU HARI MASIH PAGI KETIKA TEMPERATUR TANAH MASIH DINGIN.

Ingat bahwa semua SPBU mempunyai tanki penyimpanan di bawah tanah. Semakin dingin tanahnya maka semakin padat/kental bahan bakarnya. Jika temperatur mulai panas/hangat, maka bahan bakarnya akan mengembang. Jadi jika membeli bahan bakar pada siang hari atau petang hari……..sebenarnya bahan bakar yang diisikan ke dalam tanki kendaraan anda jelas lebih sedikit dibanding jumlah liter yang anda beli.

Dalam business perminyakan, gravity yang spesifik dan temperatur bensin, diesel dan bahan bakar pesawat jet, ethanol dan produk minyak lainnya punya peranan penting. Kenaikan 1 derajat merupakan hal yang sangat berpengaruh dalam business ini. Tetapi SPBU tidak memberikan ganti rugi/kompensasi karena temperatur.

Tanda Buruknya Akhlak

Mengapa kita menumpang bermalam di masjid saat kemalaman di perjalanan, tapi saat panggilan sholat tiba kita justru menutup telinga ?
Mengapa kita merasa bosan untuk mengaji Al Quran dan membaca Hadist Rasul, tetapi selalu ada waktu untuk nonton tv dan baca koran ?
Mengapa kita terlalu sibuk untuk belajar ilmu dunia, tetapi selalu senggang untuk mengejar ilmu akhirat ?? Tidakkah semua ini menjadi renungan bagi kita akan buruknya Akhlak..?? akankah anda tergerak untuk saling mengingatkan saudara saudara muslim kita, atau hanya akan anda hapus message ini..??
* Message di atas diperoleh dari YM

makna LaGu ’sebeLum cahaYa’ – Letto

Assalamu’alikum wr. wb.

makna LaGu sebeLum cahaYa – Letto

Letto merupakan sebuah grup band yang tergolong baru di dunia permusikan Indonesia . Band ini bermarkas di daerah Kadipiro Jogjakarta . Pentolan band ini adalah Noe, anak dari Emha Ainun Najib.
Sebuah postingan di salah satu blog memberi makna atas lagu ini.
Secara lengkap, postingan itu berisi
sbb:

Ku teringat hati yang bertabur mimpi
Kemana kau pergi cinta
Perjalanan sunyi yang kautempuh sendiri
Kuatkanlah hati cinta

Reff :
Ingatkan engkau kepada embun pagi
bersahaja
Yang menemanimu sebelum cahaya
Ingatkan engkau kepada angin yang
berhembus mesra
Yang kan membelaimu cinta

Kekuatan hati yang berpegang janji
Genggamlah tanganKu cinta
Ku tak akan pergi meninggalkanmu sendiri
Temani hatimu cinta

Back to reff
***

Siapa yang tak kenal lagu ini?

Hampir semua lapisan masyarakat ngerti betul lagu ini, apalagi saat ini menjadi soundtrack lagu dari salah satu sinetron di televisi swasta. Maka tak heran jika anak kecil, remaja aktivis dakwah atau bukan mengenalnya bahkan mungkin hafal diluar kepala.
Lagu ini ngingetin kita sama sholat lail /sholat malam (tahajjud)
Heran dan takjub sebetulnya hati saya, kok bisa ya???

MENGHILANGKAN BATU EMPEDU SECARA ALAMIAH

Terapi ini saya dapat dari milist, semoga bermanfaat.

MENGHILANGKAN BATU EMPEDU SECARA ALAMIAH
oleh Dr Lai Chiu-Nan

Ini telah berhasil bagi banyak orang. Apabila kejadian anda demikian juga, ayolah beritahu pada orang lain. Dr. Chiu-Nan sendiri tak memungut biaya untuk informasinya ini, karena itu sebaiknya kita buat ini gratis juga. Ganjarannya adalah bila ada orang yang karena informasi yang anda berikan menjadi sehat.
Batu empedu tak banyak dirisaukan orang, tapi sebenarnya semua perlu tahu karena kita hampir pasti mengindapnya. Apalagi karena batu empedu bisa berakhir dengan penyakit kanker.

“Kanker sendiri tidak pernah muncul sebagai penyakit pertama” kata Dr.Chiu-Nan. “Umumnya ada penyakit lain yang mendahuluinya. Dalam penelitian di Tiongkok saya menemukan bacaan bahwa orang-orang yang terkena kanker biasanya ada banyak batu dalam tubuhnya. Dalam kantung empedu hampir semua dari kita mengandung batu empedu. Perbedaannya hanya dalam ukuran dan jumlah saja.

Sedekah

Sedekah merupakan salah satu yang bisa dijadikan amal unggulan oleh seseorang. Salah satu payung yang menaungi orang muslim pada hari kiamat adalah amalan dari sedakah.

Firman Allah dalam Surat Saba’ ayat 39 :

Katakanlah: ‘Sesungguhnya Tuhanku melapangkan rezeki bagi siapa yang dikehendaki-Nya di antara hamba-hamba-Nya dan menyempitkan bagi (siapa yang dikehendaki-Nya)’. Dan barang apa saja yang kamu nafkahkan, maka Allah akan menggantinya dan Dia lah Pemberi rezeki yang sebaik-baiknya.

Tanggung Jawab

Dalam Al Qur’an terdapat firman yang berbunyi :

“Hai orang-orang yang beriman, peliharalah dirimu dan keluargamu dari api neraka yang bahan bakarnya adalah manusia dan batu; penjaganya malaikat-malaikat yang kasar, keras, dan tidak mendurhakai Allah terhadap apa yang diperintahkan-Nya kepada mereka dan selalu mengerjakan apa yang diperintahkan”.

(At-Tahrim : 6)

Secara eksplisit tanggung jawab yang dimaksud dalam ayat di atas adalah tanggung jawab orang-rang yang beriman (suami)  terhadap diri dan keluarganya daripada api neraka